Assistente de viagens institucionais

Para participar do nosso processo:

• Ensino superior completo ou cursando em Turismo, Administração, Comunicação, Marketing ou áreas correlatas;
• Excel avançado;
• Power BI intermediário;
• Comunicação (escrita e falada);
• Disponibilidade para realizar viagens;
• Boa negociação (fornecedores e relacional).

No dia a dia você irá:

• Responsável por acompanhar o funcionamento diário e usabilidade da plataforma de solicitações de viagens, dando suporte direto aos usuários e atuando como interlocutor com o fornecedor, gerando visibilidade do tema aos envolvidos e reportando necessidades de ajustes sempre que necessário.
• Auxiliar os colaboradores para solucionar dúvidas sobre procedimentos de viagens, via resolução de chamados internos, seguindo as informações contidas nas normas e guias da Libbs.
• Auxiliar na contratação e organização da logística de grupos para reuniões, treinamentos e eventos internos e externos (nacionais e internacionais), garantindo também a comunicação aos envolvidos.
• Acompanhar e gerenciar a efetivação de acordos corporativos, bem como, a sua atualização na plataforma de solicitações de viagens.
• Desenvolver painéis e planilhas para controle e gestão de resultados e informações operacionais, como indicadores de efetividade de processos, orçamentos, preços por tipo de serviço e satisfação dos usuários.
• Desenvolver e atualizar materiais instrutivos dos procedimentos de solicitações de viagens, garantindo que todas as informações pertinentes estejam à disposição dos colaboradores.
• Mapear e desenhar fluxos e processos de trabalho da área, atualizando-os sempre que necessário e divulgando-os nos canais oficiais da empresa destinados ao tema.
• Assegurar o processo de homologação de fornecedores, acompanhando sua validade e realizando constante atualização dos documentos obrigatórios para cada tipo de serviço, e posteriormente, efetuando o cadastro deles em sistema (Webforlink).
• Efetuar os pagamentos via sistemas SAP e Coupa, assim como atualizar o processo, organizar e controlar as informações para visibilidade de todos os envolvidos.
• Gerenciar contratos de fornecedores homologados, acompanhando a verba utilizada, possíveis atualizações e prazos de vencimento.