Principais Funções e Responsabilidades:
1. Atendimento e Comunicação
Atender ligações, mensagens e visitantes, filtrando e direcionando as demandas corretamente.
Redigir e responder e-mails institucionais da diretoria.
Organizar e manter o fluxo de correspondências e comunicações internas.
2. Gestão de Agenda
Gerenciar a agenda da diretoria e gerência, marcando compromissos, reuniões e viagens.
Lembrar os responsáveis sobre prazos, reuniões e compromissos importantes.
3. Organização de Reuniões
Agendar reuniões internas e externas, reservar salas e preparar materiais de apoio.
Redigir atas e registrar os principais encaminhamentos.
4. Documentação e Arquivo
Organizar arquivos físicos e digitais da empresa.
Manter controle de prazos de validade de documentos institucionais.
Realizar digitalização e arquivamento eletrônico de documentos.
5. Apoio Administrativo
Solicitar e acompanhar demandas de compras simples (papelaria, coffee, material de escritório).
Auxiliar no controle de pagamentos e solicitações administrativas.
Apoiar a elaboração e revisão de documentos institucionais (propostas, comunicados, memorandos).
6. Suporte a Viagens
Realizar cotações e reservas de passagens, hotéis e transporte.
Preparar roteiros e organizar reembolsos de despesas.
7. Relacionamento Institucional
Manter contato com fornecedores, clientes e parceiros da diretoria, organizando reuniões e atendimentos.
Apoiar a organização de eventos corporativos, visitas institucionais e ações de relacionamento.
8. Serviços Externos (Rua/Cartório)
Executar serviços em cartórios, correios, bancos ou outros órgãos externos quando necessário.
Verificar e retirar correspondências em nome das empresas e dos sócios, tanto PJ quanto PF.
9. Suporte Pessoal à Diretoria
Prestar suporte a demandas pessoais dos sócios e diretores da empresa, como pagamentos, reservas, entrega ou recebimento de documentos e outras atividades eventuais.
Requisitos e Perfil Desejado:
Discrição, organização e proatividade.
Boa comunicação oral e escrita.
Domínio de ferramentas como Word, Excel, Outlook e sistemas de gestão.
Habilidade para lidar com múltiplas tarefas e sigilo profissional.

Exigências

Escolaridade Mínima: Curso Técnico
Português (Nativo)

Valorizado

Experiência desejada: Entre 1 e 3 anos
Aplicações de Escritório: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Outlook

Benefícios

Vale-refeição
Vale-transporte

Secretária Jr.