Secretária executiva :: araruama e/ou rio de janeiro

• Experiência comprovada como Secretária Executiva, Assessora Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares.
• Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas .
• Experiência com gestão de agendas e suporte direto a executivos.
• Experiência com organização de reuniões, atas, documentos e acompanhamento de pendências.
• Domínio do Pacote Office , especialmente Word, Excel e PowerPoint.
• Familiaridade com ferramentas digitais de organização e produtividade.
• Experiência com Outlook / Microsoft 365 , especialmente gestão de calendário e agenda.
• Boa capacidade de comunicação oral e escrita.
• Inglês intermediário será considerado diferencial.
• Disponibilidade para deslocamentos entre Araruama e Rio de Janeiro e para viagens eventuais.

Assessoria aos sócios

• Atuar como braço direito dos sócios na organização e condução de demandas executivas.
• Gerenciar e proteger as agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões e prioridades.
• Estruturar blocos de agenda e garantir o cumprimento dos compromissos planejados.
• Criar lembretes, acompanhar pendências e antecipar necessidades.
• Identificar conflitos de agenda e propor soluções de forma proativa.
• Resolver demandas que possam ser solucionadas sem necessidade de envolvimento direto dos sócios.
• Manter comunicação próxima com os executivos, desenvolvendo capacidade de leitura de suas necessidades e preferências.

Gestão de reuniões e acompanhamento de decisões

• Organizar reuniões de diretoria, conselho, governança e demais encontros executivos.
• Preparar documentos, materiais e informações necessárias para as reuniões.
• Participar de reuniões quando necessário.
• Elaborar atas e registrar decisões, responsabilidades e prazos.
• Acompanhar a execução das decisões tomadas.
• Cobrar responsáveis e acompanhar prazos junto às lideranças da empresa.
• Manter controle atualizado de pendências e garantir follow-up até a conclusão.

Gestão administrativa

• Organizar documentos, contratos, correspondências e informações relevantes.
• Acompanhar contratos dos sócios e demandas administrativas relacionadas.
• Elaborar relatórios, apresentações e controles gerenciais.
• Realizar controles de despesas, compras e demandas administrativas.
• Executar compras de materiais, insumos, equipamentos e itens necessários para o escritório.
• Interagir com fornecedores e prestadores de serviços.
• Apoiar a organização administrativa do escritório e suas necessidades operacionais.

Viagens e logística

• Planejar e organizar viagens nacionais e eventuais viagens internacionais.
• Realizar reservas, organização de itinerários, deslocamentos e demais providências logísticas.
• Acompanhar alterações e imprevistos relacionados às viagens.
• Apoiar os executivos durante deslocamentos, garantindo que a logística esteja organizada.
• Disponibilizar suporte em viagens pessoais dos sócios quando necessário.

Suporte pessoal aos executivos

• Apoiar os sócios em demandas administrativas e pessoais que contribuam para a organização de sua rotina.
• Auxiliar na organização de compromissos pessoais, eventos, viagens e outras demandas.
• Apoiar eventualmente na gestão de pagamentos, serviços e demandas de terceiros.
• Atuar com absoluto profissionalismo e confidencialidade em informações pessoais e empresariais.