Secretária Executiva Sênior

A Empresa

• Family Office, na região de Porto Alegre/RS.

Descrição da vaga

• Gerenciar agendas pessoais e profissionais do executivo e família;
• Organizar reuniões, compromissos, consultas, eventos e logística do dia a dia;
• Fazer follow-up constante de pendências e garantir execução dentro dos prazos;
• Cobrar retornos de fornecedores, prestadores de serviço e parceiros de forma profissional e eficiente;
• Estruturar rotinas, processos e controles administrativos;
• Organizar contas pessoais, familiares e empresariais;
• Acompanhar pagamentos, vencimentos, contratos e fluxo de caixa;
• Interface com contador, advogado, bancos, family office e demais prestadores;
• Consolidar documentos, recibos, notas fiscais e relatórios financeiros;
• Controlar orçamento de viagens, eventos e despesas gerais;
• Apoiar na organização patrimonial e documental;
• Planejar viagens nacionais e internacionais (passagens, hotéis, transfers, roteiros, reservas, vistos, etc.);
• Coordenar logística familiar e corporativa durante viagens;
• Organizar eventos pessoais e corporativos, desde pequenos encontros até celebrações maiores;
• Modelo híbrido.

Perfil desejado

• Experiência prévia como Secretária Executiva Sênior, Chief of Staff, Executive Assistant ou funções similares;
• Experiência com suporte a famílias de alta demanda e/ou executivos C-Level;
• Conhecimento em rotinas financeiras e administrativas;
• Excelente domínio de Excel/Google Sheets e ferramentas de produtividade;
• Facilidade com tecnologia e sistemas digitais;
• Inglês avançado ou fluente;
• Disponibilidade para lidar com demandas ocasionais fora do horário comercial;
• Formação superior.