Secretária

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Nível: Assistente
Escolaridade: Ensino médio – Completo
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: Missão do CargoPrestar suporte administrativo, logístico e operacional ao CEO e à diretoria, assegurando a organização de agendas, o atendimento eficiente aos clientes, a preparação de reuniões, garantindo o bom andamento das rotinas diárias com organização, cordialidade e confidencialidade.Principais Responsabilidades● Agendar reuniões, compromissos internos e externos do CEO, garantindo a organização do calendário e a confidencialidade das informações tratadas.● Reservar passagens aéreas e hospedagens, utilizando a plataforma corporativa e canais próprios.● Receber clientes e visitantes, direcionando-os aos executivos responsáveis e oferecendo um atendimento cordial e profissional.● Organizar salas de reunião com serviço de café, água e alimentação, disponibilizar louças e utensílios adequados, e realizar a limpeza e organização do espaço após o encerramento das atividades.● Garantir o serviço de copa e abastecimento, preparar café e chá para colaboradores e diretoria, realizar o reabastecimento das máquinas de café e manter o frigobar da diretoria abastecido.● Garantir a limpeza e a organização dos ambientes, manter as áreas comuns, salas de reunião e de diretoria higienizadas e organizadas, além de realizar o cuidado periódico (rega) das plantas da recepção e das salas executivas.● Auxiliar no planejamento, recebimento de insumos, execução e limpeza, de comemorações internas e demais ações de endomarketing.● Controlar o estoque e solicitar compras, inspecionar semanalmente o nível de suprimentos de limpeza, copa e papelaria, registrando chamados para a aquisição de novos materiais conforme a necessidade.● Receber encomendas na portaria do condomínio, bem como buscar refeições em restaurante para a diretoria.● Fazer a guarda e a gestão responsável de todas as chaves das dependências e salas da empresa.Formação Acadêmica● Ensino médio completo, desejável cursando ensino superior em administração ou áreas relacionadas.Experiência e Conhecimentos● Desejável experiência anterior como secretária ou recepcionista. Competências Comportamentais (Soft Skills)● Senso de organização do local de trabalho e espaços sob sua responsabilidade.● Boa comunicação interpessoal.● Perfil proativo.● Apresentação pessoal condizente com a atividade.● Discrição e sigilo com informações que terá acesso.Indicadores de Desempenho (KPIs)● Conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos. 

Benefícios: Cartão Swile de R$ 350,00, Refeitório , Treinamentos e workshops (internos), Lanche na Empresa (Sem Desconto)

Responsabilidades da posição:

Apoiar a rotina administrativa por meio da organização de agendas, comunicações, reuniões e documentos, contribuindo para o fluxo adequado das informações e das atividades do dia a dia.

Organizar agendas e cronogramas, agendar reuniões e acompanhar compromissos e prazos. Atender chamadas e e-mails, identificar o assunto e encaminhar as comunicações às pessoas responsáveis. Preparar e formatar relatórios, atas, pautas e outros documentos administrativos. Organizar reuniões, disponibilizar os materiais necessários, registrar decisões e acompanhar os encaminhamentos definidos. Manter arquivos físicos e digitais atualizados e organizados, facilitando a consulta e o controle dos documentos. Apoiar a organização dos processos administrativos, acompanhando o fluxo de documentos e sinalizando oportunidades de melhoria nas rotinas.

Requisitos obrigatórios para a posição:

Organizar agendas e cronogramas, agendar reuniões e acompanhar compromissos e prazos. Atender chamadas e e-mails, identificar o assunto e encaminhar as comunicações às pessoas responsáveis. Preparar e formatar relatórios, atas, pautas e outros documentos usando Word, Excel e PowerPoint. Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais. Comunicar-se por escrito e oralmente em português nas rotinas de atendimento e organização administrativa.

Entregas e resultados esperados para a posição:

Melhoria da eficiência do fluxo de trabalho em 20% por meio de processos otimizados Redução de atrasos nas agendas em 15% ao longo do primeiro trimestre Aumento da satisfação interna das equipes em 10% através de atendimento ágil e preciso Contribuição para a organização de eventos corporativos com 100% de cumprimento de prazos