Assistente Administrativo - Executivo | São Paulo (SP)
ASSOCIACAO OPEN FINANCE
Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo para apoiar nas atividades de gestão de agendas e eventos da Diretoria Executiva e acompanhar as atividades de facilities no escritório da Associação Open Finance no time Administrativo e de Facilities.
Aqui na Open Finance Brasil, valorizamos inovação, colaboração e autonomia. Se você busca um ambiente dinâmico, com oportunidades de crescimento e impacto real, queremos te conhecer!
O que você vai fazer por aqui:
- Apoiar a secretaria na gestão e organização das agendas dos executivos, incluindo o planejamento de reuniões, compromissos, prazos e eventos com convites, reservas de salas, material de apoio e outros insumos necessários
- Apoiar a secretaria na organização de viagens corporativas (passagens, hospedagem, aprovações, transfers e prestação de contas)
- Atuar como ponto de contato entre executivos e stakeholders internos/externos
- Apoiar a secretaria na triagem e gestão de e-mails, ligações e correspondências
- Elaboração de relatórios, apresentações e documentos executivos
- Controlar despesas, reembolsos e processos administrativos relacionados à diretoria
- Garantir a confidencialidade de informações estratégicas e sensíveis
- Antecipar demandas e necessidades do executivo, atuando de forma proativa
- Acompanhar prazos e entregas, garantindo o cumprimento das agendas e compromissos
- Apoiar processos internos, como aprovações, assinaturas e fluxos administrativos
- Intermediar comunicação entre áreas, facilitando o fluxo de informações.
- Apoiar na gestão dos processos de facilities e de governança do escritório da Associação com as demandas vinculadas à conservação e gestão de terceiros
- Apoiar na gestão dos processos de contratos, compras de materiais e gestão de estoques
O que esperamos de você:
- Residir em São Paulo, capital;
- Domínio do Pacote Office (principalmente Outlook, Excel e PowerPoint)
- Experiência prévia em funções similares como por exemplo Secretária Executiva, Governanta ou funções administrativas
- Gestão de agenda complexa e organização de compromissos
- Organização de viagens corporativas (passagens, hospedagem, logística)
- Experiência no suporte direto a executivos (diretores, C-level, etc.)
- Vivência em ambientes corporativos dinâmicos
- Experiência com organização de reuniões, eventos e agendas institucionais
- Atuação com stakeholders internos e externos
- Experiência em empresas de médio/grande porte
- Conhecimento em ferramentas de gestão de tarefas
- Excelente comunicação verbal e escrita
- Organização e atenção a detalhes
- Discrição e confidencialidade no tratamento de informações sensíveis
- Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente
- Habilidade na solução de problemas e capacidade criativa.
Diferenciais que contam pontos:
- Cursos técnicos voltados para secretariado executivo, gestão de facilities e processos;
- Vivência em empresa financeira ou de tecnologia;
- Cursando ou superior completo em Administração, Engenharia, Gestão de Facilities, logística ou áreas correlatas.
Vaga publicada 1 há um mês atrás
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