Assistente Administrativo - Executivo | São Paulo (SP)

Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo para apoiar nas atividades de gestão de agendas e eventos da Diretoria Executiva e acompanhar as atividades de facilities no escritório da Associação Open Finance no time Administrativo e de Facilities.

Aqui na Open Finance Brasil, valorizamos inovação, colaboração e autonomia. Se você busca um ambiente dinâmico, com oportunidades de crescimento e impacto real, queremos te conhecer!

O que você vai fazer por aqui:

• Apoiar a secretaria na gestão e organização das agendas dos executivos, incluindo o planejamento de reuniões, compromissos, prazos e eventos com convites, reservas de salas, material de apoio e outros insumos necessários
• Apoiar a secretaria na organização de viagens corporativas (passagens, hospedagem, aprovações, transfers e prestação de contas)
• Atuar como ponto de contato entre executivos e stakeholders internos/externos
• Apoiar a secretaria na triagem e gestão de e-mails, ligações e correspondências
• Elaboração de relatórios, apresentações e documentos executivos
• Controlar despesas, reembolsos e processos administrativos relacionados à diretoria
• Garantir a confidencialidade de informações estratégicas e sensíveis
• Antecipar demandas e necessidades do executivo, atuando de forma proativa
• Acompanhar prazos e entregas, garantindo o cumprimento das agendas e compromissos
• Apoiar processos internos, como aprovações, assinaturas e fluxos administrativos
• Intermediar comunicação entre áreas, facilitando o fluxo de informações.
• Apoiar na gestão dos processos de facilities e de governança do escritório da Associação com as demandas vinculadas à conservação e gestão de terceiros
• Apoiar na gestão dos processos de contratos, compras de materiais e gestão de estoques

O que esperamos de você:

• Residir em São Paulo, capital;
• Domínio do Pacote Office (principalmente Outlook, Excel e PowerPoint)
• Experiência prévia em funções similares como por exemplo Secretária Executiva, Governanta ou funções administrativas
• Gestão de agenda complexa e organização de compromissos
• Organização de viagens corporativas (passagens, hospedagem, logística)
• Experiência no suporte direto a executivos (diretores, C-level, etc.)
• Vivência em ambientes corporativos dinâmicos
• Experiência com organização de reuniões, eventos e agendas institucionais
• Atuação com stakeholders internos e externos
• Experiência em empresas de médio/grande porte
• Conhecimento em ferramentas de gestão de tarefas
• Excelente comunicação verbal e escrita
• Organização e atenção a detalhes
• Discrição e confidencialidade no tratamento de informações sensíveis
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente
• Habilidade na solução de problemas e capacidade criativa.

Diferenciais que contam pontos:

• Cursos técnicos voltados para secretariado executivo, gestão de facilities e processos;
• Vivência em empresa financeira ou de tecnologia;
• Cursando ou superior completo em Administração, Engenharia, Gestão de Facilities, logística ou áreas correlatas.