ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Responsável por executar atividades administrativas de apoio ao Gestor Service e equipes de campo, abrangendo controles de pessoal, financeiro, suprimentos e planejamento, prestando o suporte administrativo para andamento das atividades em campo, contribuindo para o cumprimento de prazos, custos e padrões de qualidade estabelecidos.

• Realizar controles administrativos de pessoal, financeiro e suprimentos, utilizando sistemas informatizados e planilhas, para garantir a organização e a rastreabilidade das informações.
• Apoiar nos processos de admissão, controle de frequência, apontamento de jornada, gestão de férias e desligamentos da equipe lotada na obra, em alinhamento com o setor de Administração de Pessoal e/ou Recursos Humanos.
• Apoiar no controle de acesso de terceiros e na integração de novos colaboradores, assegurando os requisitos obrigatórios referente aos processos administrativos.
• Prestar apoio direto aos responsáveis na elaboração de relatórios, preenchimento de planilhas de controle, organização de reuniões, encaminhamento de solicitações e tratativas administrativas.
• Apoiar no controle de despesas de viagem, como pequenos pagamentos, adiantamentos, reembolsos e prestação de contas, conforme políticas internas.
• Lançar notas fiscais de entrada no sistema, referentes às compras realizadas em campo, disponibilizando-as ao setor de Suprimentos para o fluxo de pagamento, garantindo a conformidade fiscal e financeira.
• Alimentar planilhas e sistemas com informações relacionadas ao andamento físico e administrativo da obra, contribuindo para o monitoramento de prazos, custos e produtividade.
• Auxiliar no controle de documentos obrigatórios relacionados à segurança do trabalho (como ASOs, treinamentos, permissões de trabalho, fichas de EPI) e apoiar campanhas ou iniciativas relacionadas à SSMA, quando necessário.
• Apoiar nas contratações e aquisições de infraestrutura, locação de máquinas, equipamentos e itens de consumo, seguindo os procedimentos internos e as especificações técnicas, para assegurar condições adequadas de trabalho e controle de custos.
• Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais de documentos da obra, como contratos, medições, notas fiscais, relatórios de serviços, licenças, laudos técnicos e demais registros obrigatórios.
• Manter comunicação constante com equipes de campo, clientes e setores internos, promovendo o fluxo eficiente de informações e a resolução ágil de demandas administrativas.