Analista de Documentos

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Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 6 meses, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.

• Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto.

• Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental.

• Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente;

• Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas.

• Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos.

• Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos;

• Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente;

• Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente;

• Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto;

• Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio;

• Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto;

• Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto;

• Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto;

• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;

• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;

• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;

• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;

• Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos;

• Organização do acervo físico em unidades diversas como: plataformas, terminais, refinarias, termelétricas, unidades do Gás e Energia e prédios administrativos

• Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;

• Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;

• Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;

• Emitir e analisar relatórios de acompanhamento de projetos e emissão de documentos pela projetista para acompanhamento da gerência cliente;

• Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente;

• Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente;

• Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;

• Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo;

• Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pela Petrobras, conforme regras e padrões corporativos da Petrobras;

• Quando demandado, elaborar listas de eliminação de documentos da Unidade, para submissão pelo gestor à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Petrobras;

• Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, Agência Nacional de Petróleo, Gás e Biocombustíveis (ANP), Sociedade Classificadora; Marine Warranty Surveyor e demais entidades de relacionamento com a Petrobras, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento.

Requisitos

Graduação de nível superior completo em Biblioteconomia e/ou Arquivologia.

Certificação não requerido.

Experiência desejável: 06 anos em Gestão de documentação de engenharia e/ou Projetos de gestão documental.

Conhecimento em Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo;

Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;

Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);

Experiência em Documentação Técnica de Engenharia;

Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo

- Fundamentos e vocabulário; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo

-Requisitos; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo

- Diretrizes para implantação; Conhecimento da norma ISO 15.489-1: 2016 Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles;

Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental;

Conhecimento Normas Petrobras N-1710, N-2064, N-381; Conhecimento das técnicas de gestão de tprojetos; Conhecimento de técnicas de apresentação.

Benefícios

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Seguro de Vida

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

WellHub Gympass