Assistente de Telefonia

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Nível: Assistente
Escolaridade: Ensino médio – Completo
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: 36h/semanais – segunda à sábado das 14h às 20h

Benefícios: Vale Alimentação ou Refeição, Vale Transporte (desconto 6%), Plano de saúde, Plano odontológico , TotalPass

Responsabilidades da posição:

Sobre a vaga:

Procuramos um Assistente de Telefonia para integrar nossa equipe e ser o primeiro ponto de contato entre o paciente e a clínica, garantindo um atendimento telefônico ágil, cordial e resolutivo. O Assistente de Telefonia é responsável por agendamentos, informações, encaminhamentos internos e pela experiência inicial do paciente, contribuindo diretamente para a satisfação, a fidelização e o fluxo operacional eficiente do ambulatório.

Responsabilidades:

ATENDIMENTO AO PACIENTE:

▸ Atender chamadas telefônicas entrantes : receber, identificar e direcionar a demanda do paciente com cordialidade, clareza e agilidade

▸  Realizar agendamentos, remarcações e cancelamentos de consultas, exames e procedimentos : conforme disponibilidade de agenda e protocolo da clínica

▸  Prestar informações sobre especialidades, horários de funcionamento, localização, preparo para exames e convênios aceitos

▸  Realizar ligações ativas de confirmação de consultas e retornos : seguindo scripts e prazos definidos pela coordenação

▸  Registrar todas as interações no sistema de gestão (prontuário eletrônico ou CRM) : assegurando rastreabilidade e histórico do paciente

▸ Encaminhar demandas não resolvidas para o setor responsável : com registro e acompanhamento até a resolução

FLUXO OPERACIONAL E GESTÃO DE AGENDA:

▸  Controlar a agenda dos profissionais de saúde : otimizando horários, evitando conflitos e comunicando alterações com antecedência

▸  Confirmar presença dos pacientes com antecedência mínima de 24 horas : reduzindo taxa de absenteísmo e ociosidade da agenda

▸  Monitorar filas de espera e listas de pacientes prioritários : informando disponibilidades de encaixes quando pertinente

▸  Apoiar a equipe administrativa 

QUALIDADE DO ATENDIMENTO E COMUNICAÇÃO INTERNA

▸  Seguir rigorosamente os scripts, protocolos e tom de voz definidos pela clínica para atendimento telefônico

▸  Registrar reclamações, sugestões e elogios dos pacientes : encaminhando ao setor de qualidade ou gestão conforme protocolo

▸  Comunicar intercorrências relevantes à coordenação imediatamente : como cancelamentos em série, reclamações críticas ou urgências

▸  Colaborar com a equipe multidisciplinar para alinhar fluxos de agendamento e disponibilidade de salas e equipamentos

CONFORMIDADE, SIGILO E BOAS PRÁTICAS

▸  Zelar pelo sigilo e confidencialidade dos dados dos pacientes : em conformidade com a LGPD e as normas internas da clínica

▸  Manter postura profissional, imparcial e respeitosa em todas as interações, independentemente do perfil ou estado emocional do paciente

▸  Participar de treinamentos, reciclagens e capacitações promovidas pela clínica

▸  Contribuir com sugestões de melhoria nos fluxos de atendimento e nos processos da central telefônica

Requisitos obrigatórios para a posição:

Ensino Médio Completo   Experiência mínima de 1 ano em atendimento telefônico, call center, recepção ou teleatendimento   Boa comunicação verbal: dicção clara, vocabulário adequado e tom de voz acolhedor

Entregas e resultados esperados para a posição:

Redução de 15% em chamadas não atendidas e erros de roteamento nos primeiros 6 meses Melhoria de 10% na satisfação do cliente (CSAT) relacionada à qualidade de chamadas Contribuição para a otimização de custos operacionais com redução de chamadas desperdiçadas