Assistente de marketing - eventos

O profissional atua transformando o planejamento definido pelo Analista em entregas no prazo, dentro do orçamento e com qualidade, sempre contemplando todas as lojas e regionais da rede.

Entre suas responsabilidades está montar o check-list operacional de cada evento a partir do briefing do Analista, acompanhando os prazos do cronograma e sinalizando com antecedência qualquer risco de atraso. Cabe a ele buscar fornecedores para cada necessidade do evento, como espaço, hospedagem, alimentação, transporte, equipamentos, materiais e brindes, levantando preços, opções, formas de pagamento e datas disponíveis. Com essas informações, monta os comparativos e os encaminha ao Analista para a tomada de decisão.

Após a definição, conduz o contato operacional com os fornecedores, o que inclui confirmações, briefings de entrega e acompanhamento de prazos. Também mantém atualizada a base de fornecedores por tipo de serviço e por região, além de arquivar e organizar os contratos e documentos de cada evento. Na frente de comunicação, edita no Canva as artes de divulgação e os convites dos eventos.

Durante a realização, participa presencialmente da operação, atuando na montagem, recepção, credenciamento, suporte a palestrantes e parceiros, resolução de imprevistos e desmontagem.

No âmbito administrativo e financeiro, organiza notas fiscais e boletos e os encaminha ao Financeiro dentro dos prazos, além de manter atualizado o controle de custos de cada evento (previsto x realizado), que serve de base para a análise do Analista. Também é responsável por controlar o estoque de materiais de eventos, como banners, displays, brindes e kits. Ao final de cada evento, fecha as pendências com fornecedores e garante que os materiais sejam devolvidos ou armazenados corretamente.

• Montar o check-list operacional de cada evento a partir do briefing do Analista.
• Acompanhar os prazos do cronograma e sinalizar com antecedência qualquer risco de atraso.
• Buscar fornecedores para cada necessidade do evento: espaço, hospedagem, alimentação, transporte, equipamentos, materiais e brindes.
• Levantar preços, opções, formas de pagamento e datas disponíveis.
• Montar os comparativos e encaminhá-los ao Analista para a decisão.
• Fazer o contato operacional com os fornecedores: confirmações, briefings de entrega e acompanhamento de prazos.
• Manter atualizada a base de fornecedores por tipo de serviço e por região.
• Arquivar e manter organizados os contratos e documentos de cada evento.
• Editar no Canva as artes de divulgação e convite de eventos;
• Participar presencialmente da operação: montagem, recepção, credenciamento, suporte a palestrantes e parceiros, resolução de imprevistos e desmontagem.
• Organizar notas fiscais e boletos e encaminhá-los ao Financeiro dentro dos prazos.
• Manter atualizado o controle de custos de cada evento (previsto x realizado), que serve de base para a análise do Analista.
• Controlar o estoque de materiais de eventos (banners, displays, brindes, kits).
• Fechar pendências com fornecedores e devolver ou armazenar corretamente os materiais.