[belo horizonte/mg] assistente administrativo

Somos a
Aldak Tecnologia

Ajudar a proteger vidas, é o nosso propósito. 

A Aldak Tecnologia é uma empresa brasileira, que há 34 anos atua em todo território nacional e tem seu foco voltado para os mercados verticais. Aqui, a tecnologia é parte do nosso DNA, e somos especialistas em aplicá-la em soluções de comunicação crítica à serviço da vida.

Aqui, a tecnologia não é apenas um conjunto de ferramentas; é a expressão do nosso compromisso com a segurança e o bem-estar das pessoas. Buscamos incansavelmente parcerias globais que compartilhem dessa visão, trazendo soluções inovadoras e transformadoras para nossos clientes.

Acreditamos firmemente que o talento e a paixão por um propósito maior são a força motriz para a transformação.

Venha fazer parte do time que ajuda a proteger vidas!

 

Sobre a função: 

Responsável por conduzir as rotinas administrativas e operacionais de Facilities das filiais de Minas Gerais, Rio de Janeiro e Espírito Santo , com atuação presencial no escritório da unidade Buritis, em Belo Horizonte , apoiando as frentes de soft e hard services e garantindo a continuidade e o bom funcionamento das operações sob sua responsabilidade.

Será o principal ponto de apoio de Facilities na região, acompanhando fornecedores, contratos, pagamentos, chamados, manutenções e demais demandas administrativas e prediais.

A posição exige autonomia na execução das rotinas , organização, senso de prioridade e capacidade de acompanhar as demandas até a conclusão, sinalizando riscos, desvios ou situações fora do procedimento à liderança.

Principais Responsabilidades

• Conduzir as rotinas administrativas e operacionais de Facilities da unidade de Belo Horizonte, garantindo fluidez dos processos, organização e cumprimento dos prazos;
• Acompanhar os serviços de soft facilities , como limpeza, conservação, recepção, copa, segurança, controle de pragas, jardinagem e demais serviços de apoio;
• Acompanhar as demandas de hard facilities , incluindo manutenções preventivas e corretivas de infraestrutura, elétrica, hidráulica, ar-condicionado, mobiliário, equipamentos e instalações prediais;
• Realizar abertura, acompanhamento e cobrança de chamados de manutenção e serviços , acompanhando as solicitações até sua conclusão;
• Acompanhar a atuação de fornecedores e prestadores de serviços , verificando prazos, qualidade das entregas e cumprimento do escopo contratado;
• Identificar necessidades, desvios ou riscos relacionados à operação, infraestrutura ou segurança, realizando os acionamentos necessários e comunicando à liderança situações fora do padrão;
• Apoiar o controle de contratos de Facilities , acompanhando vigências, documentações, renovações, reajustes e pendências;
• Realizar e acompanhar os processos de pagamentos, requisições e controles administrativos relacionados à unidade, garantindo consistência das informações e cumprimento dos prazos;
• Manter atualizados os controles, planilhas, relatórios e sistemas internos da área;
• Acompanhar o consumo e solicitar a reposição de materiais de escritório, copa, higiene, fardamento e demais itens necessários à operação ;
• Apoiar os controles relacionados a acessos, chaves, crachás e recursos de infraestrutura da unidade;
• Apoiar a organização de reuniões, coffee breaks, eventos e ações corporativas , quando necessário;
• Realizar interface com diferentes áreas da empresa para alinhamento e resolução de demandas administrativas e operacionais ;
• Acompanhar indicadores de Facilities, incluindo chamados, manutenções, fornecedores, pagamentos e demais controles da unidade, sinalizando desvios ou pendências;
• Propor melhorias simples nos processos e rotinas de Facilities , contribuindo para maior eficiência da operação;
• Zelar pela organização, conservação, segurança e imagem do ambiente corporativo , garantindo aderência aos padrões da empresa;
• Compartilhar orientações sobre processos e rotinas de Facilities com colaboradores e prestadores de serviço sempre que necessário.

Requisitos e Qualificações

• Experiência anterior em Facilities, rotinas administrativas ou operações prediais ;
• Vivência com acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços ;
• Conhecimento de rotinas de soft e hard services ;
• Experiência com acompanhamento de manutenções preventivas e corretivas ;
• Vivência com controles de contratos, pagamentos, requisições, chamados e fornecedores ;
• Conhecimento em Excel e planilhas de controle ;
• Boa capacidade de organização, acompanhamento de prazos e gestão de múltiplas demandas;
• Boa comunicação oral e escrita.

Diferenciais

• Experiência anterior em posição de Facilities com atuação local em unidade ou filial;
• Conhecimento em gestão de fornecedores, contratos e SLA ;
• Vivência com sistemas de chamados, compras ou gestão de Facilities;
• Noções de infraestrutura predial, elétrica, hidráulica e climatização.

Competências Comportamentais

• Experiência anterior em posição de Facilities com atuação local em unidade ou filial;
• Conhecimento em gestão de fornecedores, contratos e SLA ;
• Vivência com sistemas de chamados, compras ou gestão de Facilities;
• Noções de infraestrutura predial, elétrica, hidráulica e climatização.

Competências Comportamentais

• Autonomia e responsabilidade: conduz suas rotinas com independência, mantendo as atividades em andamento e acionando a liderança quando necessário;
• Organização e disciplina: mantém controles, prazos e compromissos sob acompanhamento contínuo, sem necessidade de cobranças recorrentes;
• Proatividade: identifica pendências, riscos e necessidades da operação e atua para direcionar as soluções;
• Senso de prioridade: organiza diferentes demandas considerando urgência, impacto e prazo;
• Capacidade de acompanhamento e cobrança: acompanha fornecedores, chamados e pendências até sua conclusão;
• Comunicação: sinaliza riscos, desvios e situações fora do padrão de forma clara e antecipada;
• Relacionamento interpessoal: interage de forma colaborativa com diferentes áreas, fornecedores e prestadores de serviço;
• Melhoria contínua: identifica oportunidades simples de melhoria nos processos e contribui para tornar a operação mais eficiente;
• Ética e confidencialidade: atua com responsabilidade, aderência às políticas internas e cuidado com informações da empresa.

 

Benefícios

Ticket Alimentação/Refeição;
Plano de Saúde;
Plano Odontológico;
️‍♀️ Total Pass;
️ Seguro de Vida;
Auxílio Creche.