Assistente administrativo - operações (temporário)
Grupo Real
- Ensino superior completo ou cursando em Administração, Gestão de Processos, Gestão Empresarial, Gestão Comercial ou áreas correlatas;
- Experiência com rotinas administrativas e acompanhamento de processos;
- Conhecimento intermediário em Excel, incluindo fórmulas, filtros, organização de bases e elaboração de controles e relatórios;
- Desejável conhecimento em sistemas ERP e ferramentas de gestão de chamados, como Sankhya, GLPI e UAU;
- Desejável experiência com controle de documentos e elaboração de relatórios;
- Experiência ou facilidade no atendimento a clientes, cartórios, prefeituras e departamentos internos, inclusive em situações de reclamação, pressão ou conflito;
- Comunicação assertiva, equilíbrio emocional, capacidade de negociação e foco na resolução de problemas;
- Boa comunicação escrita e verbal;
- Organização e atenção aos detalhes;
- Capacidade de acompanhar prazos e diferentes demandas simultaneamente;
- Proatividade e senso de responsabilidade;
- Facilidade para trabalhar em equipe e atender demandas de diferentes áreas.
- Receber e conferir solicitações relacionadas à emissão de escrituras, verificando a documentação necessária e realizando os registros e procedimentos nos sistemas internos;
- Emitir autorizações, extratos e outorgas no sistema Sankhya e encaminhar a documentação necessária aos cartórios;
- Acompanhar o processo de escrituração, desde o recebimento da solicitação até a assinatura, finalização e devolução da documentação ao cartório;
- Registrar e atualizar as informações referentes às assinaturas e à conclusão das escrituras no sistema Sankhya e nos controles internos;
- Atender clientes, cartórios, prefeituras e departamentos internos, acompanhando solicitações e prestando suporte no encaminhamento de pendências, reclamações e situações sensíveis ou de conflito relacionadas aos processos da área;
- Emitir relatórios de baixa de comissão, cancelamento e cessão de direitos no sistema Sankhya e conferir a documentação necessária para encaminhamento às prefeituras;
- Apoiar os processos de mudança de titularidade, realizando o correto encaminhamento das informações e documentos aos municípios;
- Lançar e registrar notas fiscais e despesas no sistema Sankhya, conforme as demandas e aprovações internas;
- Acompanhar o orçamento da área, conferindo os gastos realizados, atualizando os controles de previsto versus realizado e apoiando a elaboração das justificativas das variações;
- Acompanhar os serviços de limpeza, verificando a execução das atividades conforme os padrões estabelecidos e comunicando eventuais necessidades de ajuste;
- Atender às solicitações de documentos por meio do GLPI, Microsoft Teams, WhatsApp e demais canais internos, localizando, disponibilizando e controlando a entrega dos documentos;
- Acompanhar a organização, digitalização e arquivamento de documentos físicos e digitais, mantendo os arquivos organizados e as informações rastreáveis;
- Apoiar as atividades relacionadas à organização do arquivo, orientando funcionalmente estagiários e aprendizes quanto às rotinas de guarda e controle documental;
- Realizar orientação funcional de estagiários e aprendizes nas rotinas de arquivo e acompanhar a execução dos serviços de limpeza, sem responsabilidade por gestão de pessoas ou liderança direta;
- Atender e acompanhar chamados administrativos relacionados a IPTU, ITU, água, energia, veículos e demais demandas operacionais, realizando os encaminhamentos necessários;
- Prestar suporte às demandas administrativas da equipe e do gestor, contribuindo para a continuidade, organização e cumprimento dos processos da área.
Vaga publicada há 2 horas atrás
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