Analista administrativo pl - são paulo - hibrido

Atuar no monitoramento contínuo do ciclo de fechamento de eventos, garantindo que todos os eventos sejam fechados dentro do prazo, com linhas de fechamento revisadas, auditoria final concluída e reportes mensais para apoiar a saúde financeira do caixa e a previsibilidade de faturamento.

Responsável por identificar, classificar e destravar eventos em atraso sob três perspectivas de causa:

- Interna/operacional (processos, rotinas e pendências do time).

- Cliente (ausência/atraso de informações e dados necessários para faturamento).

- Fornecedores/parceiros (pendências de notas fiscais e/ou confirmações de fechamento).

Principais responsabilidades

1) Monitoramento e controle do fechamento de eventos

1.1 Acompanhar diariamente/periodicamente a esteira de eventos abertos e pendentes de fechamento.
1.2 Monitorar SLAs/prazos definidos (internos e contratuais) para fechamento e faturamento.
1.3 Manter visão consolidada do aging (tempo em aberto) e priorização do backlog de eventos.

2) Diagnóstico de causa raiz por categoria (3 frentes)

2.1 Interno / Operação
Identificar gargalos de processo, pendências de evidências, validações não realizadas e falhas de fluxo.
Intervir junto ao time operacional para cobrança, orientação e destravamento das etapas necessárias.
2.2 Cliente / Dados para faturamento
Mapear quais informações estão faltando (ex.: validações, aprovações, evidências, aceite, dados cadastrais, PO, relatórios, etc.).
Acionar áreas de interface para solicitação estruturada, com controle de retornos e prazos.
Garantir completude e consistência mínima de dados para liberar faturamento.
2.3 Fornecedores / Notas fiscais e fechamentos de parceiros

Acompanhar pendências de NF, comprovantes, validações e confirmações de entrega/execução.

Atuar ativamente com fornecedores/parceiros (follow-up, cobrança, alinhamentos) para garantir documentos e fechamentos no prazo.

Apoiar o fluxo de validação interna para recebimento e conciliação com o evento.

3) Revisão de linhas de fechamento e auditoria final

3.1 Revisar a composição das linhas de fechamento do evento (receitas, custos, reembolsos, impostos, taxas, aditivos e ajustes).
3.2 Executar auditoria final antes do encerramento, assegurando:
- consistência de documentos e evidências,
- alinhamento entre execução do evento e registros,
- completude para faturamento/contabilização,
- ausência de pendências com fornecedores/cliente.
3.3 Sinalizar divergências e conduzir correções com as áreas envolvidas até a regularização.

4) Governança, comunicação e intervenção para cumprimento de prazos

4.1 Ser o ponto focal do processo de fechamento, garantindo cadência de acompanhamento e cobrança.
4.2 Conduzir alinhamentos com operação, financeiro/faturamento, atendimento/comercial (quando aplicável), clientes e fornecedores.
4.3 Propor e implementar melhorias de processo (checklists, SLAs, rotinas de follow-up, padronização de dados e evidências).

5) Relatórios e indicadores mensais

5.1 Elaborar e apresentar relatórios mensais com:
- volume de eventos fechados vs. pendentes,
- aging por faixa (ex.: 0–15, 16–30, 31–60, 60+ dias),
- causa raiz por categoria (interno/cliente/fornecedor),
- impactos estimados no caixa/faturamento (quando aplicável),
-pontos críticos e plano de ação.
5.2 Monitorar e evoluir indicadores como:
- % de eventos fechados no prazo,
- tempo médio de fechamento,
- backlog total e por responsável,
- principais motivos de atraso.

Requisitos e qualificações

Obrigatórios

- Experiência em rotinas administrativas/financeiras ligadas a fechamento, conciliação, faturamento, auditoria operacional ou controles.
- Vivência com follow-up e gestão de pendências com múltiplos stakeholders (internos e externos).
- Capacidade analítica para identificar causa raiz, organizar informações e propor ações objetivas.
- Organização e disciplina para atuar com prazos, SLAs, cadências e rotina de controle.
- Domínio de ferramentas de gestão e análise (ex.: Excel em nível intermediário a avançado; ERPs/sistemas internos conforme contexto).

Desejáveis

- Experiência prévia com eventos (produção/operação/financeiro) ou com ambientes de alta volumetria e prazos curtos.
- Conhecimentos de faturamento, documentação fiscal e relacionamento com fornecedores.
- Vivência com indicadores (KPIs) e elaboração de dashboards/relatórios.
- Competências comportamentais (essenciais)
- Senso de dono e accountability pelo fechamento dentro do prazo.
- Comunicação clara e firme, com habilidade de cobrança respeitosa e orientação.
- Capacidade de negociação com cliente e fornecedor para destravar pendências.
- Atenção a detalhes (auditoria final e consistência de linhas).
- Autonomia com disciplina (rotina de monitoramento, priorização e escalonamento).