Assistente Administrativo

Descrição

Atuar oferecendo suporte às tratativas relacionadas ao agendamento e programação de procedimentos cirúrgicos, garantindo agilidade, organização, comunicação efetiva e acompanhamento de todas as etapas do processo cirúrgico.

Responsabilidades e atribuições

Realizar atendimento ao corpo médico via WhatsApp corporativo, prestando informações, esclarecendo dúvidas e conduzindo as tratativas relacionadas às cirurgias. Receber as solicitações de procedimentos cirúrgicos e realizar o agendamento de cirurgias, conforme disponibilidade de agenda, estrutura, equipe e critérios institucionais. Realizar interface com médicos, secretárias, equipes assistenciais, OPME, autorização, faturamento, centro cirúrgico e demais setores envolvidos no processo. Acompanhar as etapas necessárias para a realização do procedimento, identificando pendências e atuando de forma proativa na sua resolução. Monitorar e atualizar o workflow cirúrgico, garantindo que as informações estejam corretas, atualizadas e disponíveis para os setores envolvidos. Acompanhar o status das solicitações cirúrgicas, incluindo agendamento, autorização, materiais, documentação e demais requisitos necessários. Realizar follow-up com o cliente médico sobre pendências, alterações de programação e necessidades relacionadas ao procedimento. Manter os registros e informações dos procedimentos devidamente atualizados nos sistemas institucionais. Identificar riscos de atraso, cancelamento ou perda de programação, comunicando previamente as áreas responsáveis e buscando soluções. Apoiar a organização da agenda cirúrgica, contribuindo para a melhor utilização da capacidade instalada do Centro Cirúrgico. Realizar contato ativo com médicos e/ou secretárias quando necessário para confirmação de informações e alinhamento da programação. Garantir comunicação clara e tempestiva sobre alterações de horários, indisponibilidade de sala, pendências ou mudanças na programação. Acompanhar indicadores relacionados ao processo de agendamento e contribuir para a melhoria contínua do fluxo cirúrgico. Zelar pela experiência e satisfação do cliente médico, fortalecendo o relacionamento entre o corpo clínico e a instituição. Cumprir os protocolos, políticas e fluxos institucionais, mantendo sigilo e confidencialidade das informações dos pacientes e profissionais.

Requisitos e qualificações

Experiência prévia na área hospitalar; Conhecimento sobre o fluxo de procedimentos cirúrgicos, incluindo agendamento, programação, autorização e interface com as áreas envolvidas; Domínio de ferramentas de comunicação, especialmente WhatsApp corporativo; Boa comunicação oral e escrita; Perfil proativo, resolutivo e orientado à experiência do cliente médico. Informações da vaga Modalidade de trabalho: On-Site