Recepcionista

Envio de Notificações Enviar ofícios, notificações de cartório e multas por e-mail ou presencialmente, conforme necessário. Garantir que todos os documentos enviados sejam entregues dentro dos prazos estabelecidos e de forma eficiente. Controle e Liberação de Terceiros Gerenciar o acesso de visitantes na recepção, controlando a entrada e saída para reuniões, recebimento de ofícios, correios, cartório e outras atividades externas. Assegurar o registro adequado de todos os visitantes para fins de controle e segurança. Atendimento ao Público e Telefônico Recepcionar e direcionar visitantes e clientes de forma educada e eficiente. Atender e filtrar chamadas telefônicas, anotando recados e direcionando para os departamentos ou profissionais corretos. Apoio agenda e Compromissos Auxiliar na organização e controle da agenda de reuniões e eventos internos, conforme orientação da Lorienne para uso da sala de reunião. Limpeza e Organização de Espaços Comuns Manter a recepção, sala de reuniões e áreas comuns Suporte Administrativo Organizar e distribuir correspondências e documentos. Realizar o controle de entrada e saída de pessoas e materiais, registrando no sistema de portaria, quando aplicável. Manter a recepção organizada e abastecida com materiais de escritório e itens de apoio, como folhetos e informativos. Manutenção e Reabastecimento Solicitar manutenção e reposição das máquinas de café (Nestlé), assegurando seu funcionamento contínuo. Assistência a Clientes e Fornecedores Oferecer informações básicas sobre a empresa, produtos e serviços. Auxiliar em processos simples, como preenchimento de fichas de cadastro e solicitação de documentação. Conferência de Prestações de Contas Verificar prestações de contas de colaboradores que solicitam adiantamentos, conferindo se os valores foram utilizados conforme os critérios estabelecidos e que os documentos comprobatórios estão corretos. Pedidos de Adiantamentos, Despesas, Reservas de Hotéis, Passagens e Faturamento Emitir pedidos de adiantamentos de viagem, reservas, passagens e hospedagens, cobrindo despesas diversas dos colaboradores. Emissão de Solicitações de Compras (SC) Emitir solicitações de compras para a matriz, garantindo que as necessidades de aquisição de materiais e serviços sejam atendidas adequadamente. Medições de Contratos Administrativos Receber e lançar no sistema as medições de contratos administrativos (água, luz e internet) de todas as unidades, assegurando que os dados estejam corretos e que as contas sejam pagas no prazo. Emissão de Guias Judiciais e GRU - Trabalhista Gerar guias judiciais e GRU conforme necessário, garantindo que todos os documentos estejam corretos e prontos para envio. Envio de Notificações Enviar ofícios, notificações de cartório e multas por e-mail ou presencialmente, conforme necessário. Garantir que todos os documentos enviados sejam entregues dentro dos prazos estabelecidos e de forma eficiente. Controle e Liberação de Terceiros Gerenciar o acesso de visitantes na recepção, controlando a entrada e saída para reuniões, recebimento de ofícios, correios, cartório e outras atividades externas. Assegurar o registro adequado de todos os visitantes para fins de controle e segurança. Atendimento ao Público e Telefônico Recepcionar e direcionar visitantes e clientes de forma educada e eficiente. Atender e filtrar chamadas telefônicas, anotando recados e direcionando para os departamentos ou profissionais corretos. Apoio agenda e Compromissos Auxiliar na organização e controle da agenda de reuniões e eventos internos, conforme orientação da Lorienne para uso da sala de reunião. Limpeza e Organização de Espaços Comuns Manter a recepção, sala de reuniões e áreas comuns (banheiros, copa, entre outros) limpas e organizadas, assegurando um ambiente de trabalho agradável e profissional. Suporte Administrativo Organizar e distribuir correspondências e documentos. Realizar o controle de entrada e saída de pessoas e materiais, registrando no sistema de portaria, quando aplicável. Manter a recepção organizada e abastecida com materiais de escritório e itens de apoio, como folhetos e informativos. Manutenção e Reabastecimento Solicitar manutenção e reposição das máquinas de café (Nestlé), assegurando seu funcionamento contínuo. Assistência a Clientes e Fornecedores Oferecer informações básicas sobre a empresa, produtos e serviços. Auxiliar em processos simples, como preenchimento de fichas de cadastro e solicitação de documentação. Conferência de Prestações de Contas Verificar prestações de contas de colaboradores que solicitam adiantamentos, conferindo se os valores foram utilizados conforme os critérios estabelecidos e que os documentos comprobatórios estão corretos. Pedidos de Adiantamentos, Despesas, Reservas de Hotéis, Passagens e Faturamento Emitir pedidos de adiantamentos de viagem, reservas, passagens e hospedagens, cobrindo despesas diversas dos colaboradores. Emissão de Solicitações de Compras (SC) Emitir solicitações de compras para a matriz, garantindo que as necessidades de aquisição de materiais e serviços sejam atendidas adequadamente. Medições de Contratos Administrativos Receber e lançar no sistema as medições de contratos administrativos (água, luz e internet) de todas as unidades, assegurando que os dados estejam corretos e que as contas sejam pagas no prazo. Emissão de Guias Judiciais e GRU - Trabalhista Gerar guias judiciais e GRU conforme necessário, garantindo que todos os documentos estejam corretos e prontos para envio. Emissão de Pedidos de Pagamento Utilizar o sistema TOTVS para gerar pedidos de pagamento para jurídico, licitação, reembolsos e fornecedores, assegurando que os pagamentos sejam processados corretamente e dentro do prazo. Apoio Administrativo Preparar relatórios, apresentações e documentos conforme solicitado. Controle de Materiais e Equipamentos Solicitar e controlar materiais de escritório e outros recursos, garantindo o abastecimento. Manter equipamentos em bom estado e providenciar manutenção, quando necessário.Pacote Office Básico: Conhecimento básico em Word e Excel para criação de documentos e tabelas simples. Técnicas de Atendimento ao Cliente: Boas práticas para garantir um atendimento eficaz e acolhedor. Uso de PABX: Familiaridade com sistemas telefônicos para redirecionamento de ligações. Ferramentas de Gestão de Agenda: Experiência com softwares ou sistemas de agenda (Outlook ou Google Calendar) para marcação e confirmação de compromissos. Ensino Medio Completo Técnicos em áreas como Atendimento ao Cliente ou Administração são diferenciais.

Formação Acadêmica:

Não informado

Salário:

A combinar

Cargo:

Recepcionista

Empresa:

Quebec ambiental

Construção civil.

Ramo:

Construção Civil / Engenharia Civil