Assistente de facilities - recepção

MISSÃO DO CARGO

Apoiar a Coordenação de Facilities nas atividades operacionais do dia a dia, garantindo o bom funcionamento dos stands de vendas, unidades decoradas e demais instalações do Grupo Impper, por meio do controle administrativo, suporte a fornecedores, gestão de documentos e atendimento às demandas internas.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

· Apoiar o lançamento e controle de notas fiscais e faturas no sistema Zeev, incluindo preenchimento de dados como fornecedor, CNPJ, valor, vencimento, coligada, centro de custo e natureza;

· Organizar e controlar documentos administrativos de facilities, como contratos, apólices de seguro, ordens de compra e relatórios;

· Dar suporte no controle de frota, incluindo gestão de cartões de abastecimento (FrotaCaixa), TAG de pedágio e rateio de custos por veículo/centro de custo;

· Auxiliar no acompanhamento de fornecedores de limpeza, segurança, alarme, manutenção e outros serviços terceirizados;

· Realizar cotações de produtos e serviços para facilities, organizando orçamentos e encaminhando para aprovação;

· Controlar o patrimônio dos stands de vendas e unidades decoradas (Prime, Legacy, Reserva, Connect, Line, Vista Impper, Villas Damha, entre outros);

· Apoiar na gestão e rateio de despesas como Uber Business, combustível e pedágio entre as diferentes coligadas;

· Realizar atendimento telefônico, filtrando e encaminhando ligações conforme necessidade, com cordialidade e profissionalismo;

· Auxiliar na gestão de agendas da coordenação, organizando compromissos, reuniões e prazos importantes;

· Apoiar na organização e preparação de reuniões, incluindo reserva de sala, organização do ambiente, recepção de participantes e suporte durante o encontro;

· Atender demandas internas e dar suporte às solicitações da equipe de facilities e demais departamentos quando necessário;

· Organizar e arquivar documentos físicos e digitais (SharePoint), mantendo a base de dados atualizada;

· Auxiliar no controle de contas a pagar, acompanhando vencimentos e encaminhando informações ao setor financeiro.

4. PRÉ-REQUISITOS DO CARGO

Formação Acadêmica: Ensino Médio Completo

Diferencial: Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.

Informática Desejável: Pacote Office Básico

Reportar-se a: Coordenadora de Facilities.