Assistente Administrativo - Agência e soluções em viagens e turismo

O(a) Assistente Administrativo é responsável por apoiar e executar as rotinas administrativas, financeiras e de Departamento Pessoal das empresas do grupo, garantindo organização documental, controle de contas a pagar e a receber, conferência de documentos financeiros, conciliação bancária e suporte aos processos de colaboradores. Sua missão é contribuir para a eficiência, conformidade e fluidez da operação, mantendo controles atualizados, informações seguras e interface organizada com a gestão, contabilidade, fornecedores e áreas internas.

 

Principais responsabilidades

Rotinas Administrativas Gerais

· Executar e apoiar as rotinas administrativas gerais da empresa, garantindo organização, atualização e controle das informações;

· Organizar documentos, arquivos físicos e digitais, contratos, comprovantes e registros administrativos;

· Apoiar as demais demandas administrativas e financeiras da operação, conforme orientação da liderança;

· Atuar de forma integrada com as empresas do grupo, apoiando demandas administrativas conforme prioridade definida pela gestão ;

Controle Financeiro e Documental

· Realizar controle e lançamento de contas a pagar e a receber;

· Acompanhar o fluxo de pagamentos, vencimentos, recebimentos e pendências financeiras;

· Conferir notas fiscais, boletos, comprovantes, documentos financeiros e demais registros relacionados à operação;

· Controlar despesas, documentos financeiros e informações de suporte à tomada de decisão da gestão;

Conciliação Bancária e Relatórios

· Realizar conciliação bancária e conferência de movimentações financeiras;

· Apoiar na elaboração de relatórios, controles e planilhas administrativas e financeiras;

· Atualizar informações em sistemas financeiros, administrativos ou planilhas de controle utilizadas pela empresa;

· Sinalizar divergências, inconsistências ou pendências identificadas nos controles e documentos analisados;

Departamento Pessoal e Apoio ao RH

· Apoiar as rotinas de Departamento Pessoal, incluindo controle de ponto, faltas, atrasos, férias e benefícios;

· Apoiar processos de admissão, desligamento e organização da documentação dos colaboradores;

· Apoiar processos de RH relacionados à organização de documentos, benefícios, integração e acompanhamento dos colaboradores;

· Manter interface com a contabilidade e/ou escritório responsável pelo Departamento Pessoal, encaminhando documentos e informações necessárias;

Contratos, Fornecedores e Controles

· Apoiar o controle de contratos, fornecedores e documentos institucionais da empresa;

· Organizar informações necessárias para pagamentos, renovações, controles internos e acompanhamento de obrigações administrativas.

· Executar outras atividades compatíveis com a natureza do cargo e orientações da liderança.