ENCARREGADO ADMINISTRATIVO - CENTRAL DE NOTAS

Sobre a vaga:

• O(a) Encarregado(a) Administrativo(a) será responsável pela coordenação e acompanhamento das atividades da Central de Notas, assegurando a execução eficiente dos processos, a qualidade das informações e o cumprimento das normas internas da empresa. Atuará como elo entre as equipes administrativa, operacional e comercial, promovendo a integração das áreas e garantindo a confiabilidade dos registros contábeis e fiscais.

Principais atribuições:

• Coordenar, orientar e desenvolver a equipe da Central de Notas, promovendo um ambiente de alta performance e colaboração. 
• Organizar e distribuir as atividades dos Auxiliares Administrativos por centro e regional.
• Monitorar diariamente a execução das atividades, garantindo o cumprimento dos prazos, padrões de qualidade e procedimentos internos.
• Treinar e capacitar a equipe, visando à padronização dos processos e ao aumento da produtividade. 
• Acompanhar e validar os lançamentos de notas fiscais dos Postos de Combustíveis. 
• Garantir que os registros e lançamentos sejam realizados em conformidade com as políticas internas e procedimentos administrativos.
• Atuar como ponto de contato entre a equipe administrativa e as áreas de suporte para ajustes técnicos em sistemas e processos automatizados. 
• Prestar suporte ao departamento Comercial, acompanhando e cobrando tratativas pendentes necessárias para a conclusão dos processos. 
• Monitorar fornecedores com geração automática de pedidos e acompanhar fornecedores considerados críticos.
• Priorizar e acompanhar demandas de fornecedores vinculados aos Centros de Distribuição. 
• Realizar o acompanhamento da produtividade da equipe, indicadores do setor e controle de horas extras. 
• Garantir o correto preenchimento das observações nas notas fiscais, assegurando que as divergências identificadas sejam devidamente tratadas e registradas. 
• Realizar o fechamento mensal das operações dos Postos de Combustíveis. 
• Responsabilizar-se pela abertura e acompanhamento de chamados para novos colaboradores e para resolução de problemas técnicos. 
• Elaborar acompanhamentos e relatórios gerenciais relacionados às atividades da área.  

Requisitos desejáveis(diferencial):

• Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente com coordenação de equipes.
• Conhecimento em lançamento, conferência e validação de notas fiscais.
• Conhecimento em rotinas administrativas, fiscais e controles operacionais.
• Experiência com indicadores de desempenho e gestão de produtividade. 
• Habilidade de liderança, desenvolvimento e engajamento de equipes. 
• Boa capacidade de organização, atenção aos detalhes e gestão de prioridades. 
• Comunicação interpessoal eficaz e perfil colaborativo. 
• Conhecimento  em Excel. 
• Competências Comportamentais 
• Liderança e senso de responsabilidade.
• Proatividade e visão de melhoria contínua. 
• Capacidade analítica e de resolução de problemas.
• Organização e disciplina na execução das atividades.
• Foco em resultados e cumprimento de prazo  

Benefícios:

• Rede de Assistência Familiar
• Telemedicina e Telepsicologia
• Plano Odontológico
• Clube de Vantagens e Descontos em Farmácias
• Cartão Convênio
• Seguro de Vida e Assistência Funeral
• Alimentação no Local ou Vale Refeição
• Plano de Carreira