Recepcionista Administrativa

O Grupo Reis Alves é uma rede de farmácias que nasceu em Dracena, interior de São Paulo, em agosto de 1994, atuando no varejo farmacêutico e criando um novo conceito de farmácias tendo como PROPOSTA cuidar do  BEM-ESTAR , da  BELEZA e da  SAÚDE das pessoas.

A recepcionista administrativa é responsável por recepcionar e direcionar visitantes, colaboradores e representantes, prestando suporte administrativo aos departamentos do Escritório Corporativo, garantindo a organização do fluxo de documentos, encomendas e informações entre as unidades da empresa.

COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS (DNA GRA)

(Aplicável a todos os colaboradores, do Aprendiz ao Diretor – INEGOCIÁVEIS)

A. Ética, Integridade e Coesão

• O que é: O compromisso inegociável com a verdade, a transparência e a harmonia do ambiente de trabalho. É a compreensão de que o sucesso individual depende do sucesso coletivo.
• Comportamentos Observáveis: Mantém uma conduta respeitosa e profissional, evitando comentários ou atitudes que prejudiquem a imagem dos colegas ou o clima organizacional. Atua de forma alinhada às diretrizes da empresa, resolvendo divergências diretamente com os envolvidos de forma construtiva, preservando a unidade da equipe. Trata informações e recursos da empresa com responsabilidade e sigilo.

B. Foco no Cliente e no Resultado

• O que é: A mentalidade de que todas as ações, diretas ou indiretas, devem convergir para a satisfação do cliente e a sustentabilidade do negócio (venda/serviço).
• Comportamentos Observáveis: Prioriza atividades que geram valor para o cliente, agindo com celeridade para resolver demandas e evitar burocracias desnecessárias. Demonstra disponibilidade e cordialidade no atendimento a clientes internos e externos, compreendendo seu papel na cadeia de valor da empresa.

C. Compromisso e Disciplina Operacional

• O que é: A postura de levar o trabalho a sério, cumprindo o que foi combinado. É a garantia de que a empresa pode contar com o colaborador para estar presente e executar suas tarefas conforme as regras (POPs).
• Comportamentos Observáveis:   Confiabilidade: Cumpre horários, prazos e as tarefas da sua função. Não deixa a equipe na mão por falta de assiduidade ou descaso.  Aderência aos Processos: Segue as normas e procedimentos da empresa (uniforme, conduta, passos operacionais) por entender que a regra vale para todos.  Execução do Básico: Realiza suas atividades diárias com atenção, entregando o que é esperado para o seu cargo.

Principais Responsabilidades

• Recepcionar colaboradores, fornecedores, representantes comerciais, prestadores de serviços e demais visitantes, direcionando-os aos setores responsáveis;
• Realizar atendimento telefônico, efetuando triagem e encaminhamento das ligações conforme a demanda;
• Receber, conferir, registrar e encaminhar documentos, malotes, encomendas e correspondências entre o Escritório Corporativo e as unidades da rede;
• Realizar a captação, conferência e controle de notas fiscais, documentos e mercadorias entregues no corporativo;
• Organizar e acompanhar o despacho diário de documentos e encomendas para as lojas, observando os horários e procedimentos estabelecidos;
• Emitir Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e demais documentos relacionados ao transporte interno da empresa, quando necessário;
• Prestar suporte nas análises de custos e nos processos de solicitação e acompanhamento de devoluções;
• Realizar atendimento e apoio administrativo a órgãos públicos, fornecedores, empresas participantes de processos de cotação e licitação, bem como demais instituições que mantenham relacionamento com a empresa;
• Auxiliar o Departamento de Precificação na execução de atividades administrativas e operacionais do setor;
• Manter organizados os arquivos físicos e digitais sob sua responsabilidade;
• Zelar pela organização, limpeza e boa apresentação da recepção e áreas comuns sob sua responsabilidade;
• Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade da área ou determinação da liderança.