Assistente de Compras - Temporário

Hotel Canopy by Hilton Jardins | Rua Saint Hilaire, 40 – São Paulo, SP

É responsável por realizar os diferentes passos do processo de compra, com prévia autorização dos líderes.

Atividades do setor Financeiro:

Compras

Pedir cotação de preços de mercadorias a diversos fornecedores;

Realizar as requisições de compras dos diversos departamentos;

Analisar cotações e dar seguimento as Ordens de Compra;

Realizar o processo de cadastro e verificação de regularidade fiscal de novos fornecedores antes da primeira compra;

Realizar pedidos de compras preestabelecidos (Market List, etc.);

Verificar os reportes diarios de recepção de mercadoria;

Manter pastas atualizadas de fornecedores e cotações alternativas para os diferentes tipos de produtos.

Diferenças entre as mercadorias entregues e as solicitadas (quantidade, qualidade e preço);

conformidade com as políticas internas estabelecidas pela empresa.

Auxiliar no controle de vencimentos de contratos de serviços fixos (limpeza, elevadores, ar-condicionado) para renovação oportuna.

Garantir que todas as notas fiscais sejam inseridas corretamente no sistema, respeitando os prazos de pagamento, com assinaturas dos gestores e aprovação do núcleo gerencial.

Monitorar o status dos pedidos pendentes junto aos fornecedores para garantir que não haja ruptura de estoque nos departamentos operacionais.

Elaborar relatório mensal comparativo de preços dos itens de maior consumo (Market List) para identificar variações acima da inflação.

Conferir e lançar notas fiscais vinculadas à lista de contratos vigentes.

Manter organizado arquivos de processos de compras.

Recolher assinaturas de Gerentes em documentos internos.

Efetuar pedido de material de escritorio e suprimentos em geral do Departamento. Assim como monitorar para que não haja falta de material.

Demais Responsabilidades:

Auxiliar na cobertura de férias do Assistente de recebimentos;

Treinar um outro Entusiastas do hotel para cobertura de sua função em períodos de férias e possível plano de sucessão.

Participar ativamente do fechamento financeiro mensal.

Organizar documentação visando atender os controles de auditorias do setor Financeiro.

Ser flexível em relação ao horário de trabalho.

Manter boas relações com outros entusiastas do hotel. Sempre promover um bom clima organizacional participando de todas as atividades sociais promovidas na empresa.

Lidar com todas as solicitações e consultas internas e externas em tempo hábil, eficiente e amigável.

Participar de reuniões mensais de comunicação do departamento.

Manter frequência regular e pontual em conformidade com os padrões estabelecidos pela da empresa.

Participar dos treinamentos que são solicitados para a sua própria capacitação.

Atendimento de ligações e solicitações feitas pelos Entusiastas.

Suporte as rotinas administrativas do hotel

Oferecer suporte a equipe do hotel relacionado as dúvidas sobre rotinas administrativas.

Auxiliar as equipes com suporte de dúvidas relacionadas a processos e procedimentos.

Oferecer suporte nos processos de inventários mensais.

Oferecer suporte nas implantações de procedimentos no hotel.

Auxiliar as equipes em pequenos treinamentos internos.

Auxiliar os setores administrativos em relação a criação e implementação de processos e fluxos operacionais.

Se manter informado sobre a ocupação do hotel.

Lidar com situações de emergência e comunicar imediatamente os responsáveis ou envolvidos.

Cumprir com a segurança do hotel, o regulamento de prevenção de incêndio e a legislação de saúde e segurança.

Demonstrar empatia ao telefone com clientes e colegas de trabalho.

Demonstrar conhecimento de eventos, atrações ou informações específicas e atuais do Hotel.

Assimilar a da marca Canopy da Família Hilton e demonstrar conhecimento de trabalho de padrões de serviço.

Apresentar-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.

Trabalhar para alcançar metas estabelecidas pela empresa.

Respeitar as normas de segurança, instalações e equipamentos do Hotel.

Cuidar e zelar pela conservação de equipamentos de trabalho como: computador, telefone e mobília mantendo-os limpos e em ordem.

Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.

Envio oportuno de relatórios, projetos e atividades semanais aos Comitê Executivo quando solicitado.

Conhecimento específico e habilidades:

Conhecimentos básicos em compras.

Inglês básico.

Domínio de ferramentas de informática (Excel, Word e e-mail).

Boa comunicação e relacionamento interpessoal.

Perfil colaborativo e voltado para trabalho em equipe.

Qualificações desejáveis:

Capacidade de ser criativo e flexível.

Excelente comunicação verbal e escrita, além de facilidade em manter relacionamento interpessoal.

Experiência em atividades do setor Financeiro em hotéis da cadeia internacional.