Assistente administrativo operacional

Assistente Administrativo/Operacional

Objetivo do Cargo
Executar atividades administrativas e operacionais de apoio ao Banco de Alimentos,
contribuindo para a organização dos processos, controle de informações, atendimento aos
parceiros e instituições beneficiárias, gestão documental e suporte às operações logísticas,
assegurando a conformidade com os procedimentos internos e as diretrizes de segurança
alimentar e nutricional.

Principais Responsabilidades
1. Apoio Administrativo
● Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais.
● Realizar controle e gestão de documentos institucionais.
● Elaborar ofícios, comunicados, atas e relatórios administrativos.
● Apoiar processos de compras, solicitações de materiais e controle de fornecedores.
● Auxiliar na organização de agendas, reuniões e eventos institucionais.
● Controlar recebimento, envio e protocolo de documentos.
2. Gestão de Cadastros e Informações
● Realizar e atualizar cadastros de instituições beneficiárias, parceiros e doadores.
● Manter bases de dados atualizadas e organizadas.
● Consolidar informações operacionais para relatórios e prestação de contas.
● Apoiar a geração de indicadores relacionados às atividades do Banco de Alimentos.
● Garantir a confiabilidade e integridade dos registros administrativos e operacionais.
3. Apoio à Operação do Banco de Alimentos
● Apoiar o registro de entradas e saídas de alimentos nos sistemas e controles
internos.
● Apoiar o controle documental de recebimento, distribuição e movimentação de
alimentos.
● Emitir listas, planilhas e relatórios operacionais.
● Auxiliar na programação das entregas e coletas, conforme orientação da equipe
logística.
● Acompanhar o fluxo de documentação relacionado às atividades operacionais.
4. Atendimento e Relacionamento Institucional
● Prestar informações sobre procedimentos, cronogramas e atividades do Banco de
Alimentos.
● Apoiar processos de credenciamento, atualização cadastral e acompanhamento das
instituições atendidas.
● Encaminhar demandas aos setores responsáveis e acompanhar sua resolução.
5. Controle de Estoque Administrativo e Patrimonial
● Controlar materiais de escritório, limpeza e consumo interno.
● Auxiliar no controle e inventário de bens patrimoniais.
● Solicitar reposição de materiais conforme necessidade.
● Apoiar registros de manutenção de equipamentos e infraestrutura.

6. Apoio à Prestação de Contas e Monitoramento
● Organizar documentos comprobatórios para auditorias e prestações de contas.
● Auxiliar na coleta e consolidação de dados para relatórios gerenciais e institucionais.
● Apoiar o acompanhamento de metas e indicadores operacionais.
● Colaborar com processos de monitoramento de projetos e convênios.
7. Conformidade e Qualidade
● Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos internos.
● Apoiar a manutenção e atualização de documentos obrigatórios.
● Garantir a adequada guarda e organização de registros institucionais.
● Colaborar com auditorias, inspeções e processos de avaliação institucional.
● Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos e operacionais.

Requisitos Desejáveis
Formação
● Ensino Médio completo.
● Desejável curso técnico ou graduação em andamento em Administração, Logística,
Gestão Pública, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
Conhecimentos Técnicos
● Rotinas administrativas.
● Controle documental e arquivamento.
● Elaboração de relatórios e planilhas.
● Pacote Office (Excel, Word e PowerPoint).
● Sistemas de gestão administrativa e controle de estoque.
● Noções de logística e gestão de processos.
● Desejável conhecimento sobre segurança alimentar e políticas públicas de
assistência social.
Competências Comportamentais
● Organização e planejamento.
● Atenção aos detalhes.
● Comunicação clara e cordial.
● Proatividade.
● Trabalho em equipe.
● Responsabilidade e comprometimento.
● Capacidade de lidar com múltiplas demandas.
● Relacionamento interpessoal.