Assistente administrativo (3)

1. Missão do Cargo

Executar e apoiar as atividades de faturamento e cadastro da operação de transporte, garantindo a correta emissão, conferência e organização dos documentos fiscais e operacionais, bem como a atualização e manutenção dos cadastros no sistema, contribuindo para a eficiência dos processos, cumprimento de prazos e redução de inconsistências.2. Principais Responsabilidades

• Realizar o faturamento dos serviços de transporte conforme contratos, tabelas, negociações e regras estabelecidas.
• Emitir, conferir e organizar documentos fiscais relacionados às operações de transporte.
• Conferir informações de fretes, tarifas, clientes, embarques, entregas e demais dados necessários ao faturamento.
• Realizar o cadastro e a atualização de clientes, fornecedores, embarcadores, destinatários e demais informações necessárias nos sistemas corporativos.
• Conferir documentos e informações cadastrais, identificando divergências ou informações incompletas.
• Efetuar correções e atualizações cadastrais conforme procedimentos internos e solicitações das áreas responsáveis.
• Apoiar a conferência de conhecimentos de transporte, notas fiscais e demais documentos vinculados às operações.
• Identificar inconsistências que possam gerar divergências no faturamento e direcioná-las para as áreas responsáveis.
• Acompanhar pendências de faturamento e atuar na regularização das informações necessárias para conclusão do processo.
• Apoiar o controle de contas e documentos faturados, garantindo organização e rastreabilidade das informações.
• Realizar consultas e lançamentos nos sistemas corporativos utilizados pela empresa.
• Manter arquivos físicos e digitais organizados, garantindo fácil localização dos documentos.
• Atender solicitações de clientes e áreas internas relacionadas a faturamento, cadastro e documentação.
• Apoiar o fechamento mensal do faturamento, garantindo que as informações sejam processadas dentro dos prazos estabelecidos.
• Elaborar controles e relatórios relacionados às atividades de faturamento e cadastro.
• Cumprir normas, políticas, procedimentos internos e requisitos de segurança da informação e LGPD.
• Executar outras atividades relacionadas à função, conforme orientação da liderança.

3. RequisitosEscolaridade

Mínima: Ensino Médio Completo.

Desejável: Ensino Superior cursando em Administração, Ciências Contábeis, Logística, Gestão Financeira ou áreas afins.

Experiência

• Experiência anterior em faturamento, cadastro, rotinas administrativas ou áreas relacionadas.
• Desejável experiência no segmento de transporte, logística ou distribuição.
• Desejável conhecimento em processos de emissão e conferência de documentos fiscais.

Conhecimentos

• Pacote Office, principalmente Excel.
• Rotinas administrativas e de faturamento.
• Noções de documentos fiscais e de transporte.
• Sistemas ERP e/ou sistemas de gestão de transporte.
• Organização e controle de documentos.
• Desejável conhecimento em CT-e, MDF-e e demais documentos relacionados ao transporte.

4. Indicadores de Desempenho KPIs

• Cumprimento do prazo de faturamento.
• Índice de erros ou retrabalho no faturamento.
• Quantidade de pendências de faturamento.
• Tempo médio para regularização de inconsistências.
• Percentual de cadastros atualizados corretamente.
• Índice de divergências cadastrais.
• Produtividade no processamento de documentos.
• Atendimento aos prazos de fechamento mensal.

5. Interfaces do Cargo

Internas: Faturamento, Financeiro, Comercial, Operação, Logística, Cadastro, Controladoria, Fiscal, Tecnologia da Informação e demais áreas relacionadas.

Externas: Clientes, fornecedores, embarcadores, parceiros e prestadores de serviços, quando necessário.